Documentos - Configuração
As configurações do módulo Documentos estão disponíveis para proprietários (owners) do quadro. Usuários não proprietários podem personalizar a visualização localmente sem afetar a configuração global.
Configurações do Proprietário
Estrutura de Pastas
Definem quais colunas do Monday.com geram a hierarquia de pastas na sidebar.
| Coluna | Descrição |
|---|---|
| Coluna 1 | Primeiro nível de pastas (ex: Disciplina) |
| Coluna 2 | Segundo nível de pastas (ex: Fase) |
| Coluna 3 | Terceiro nível de pastas (ex: Subárea) |
Escolha colunas que representem agrupamentos lógicos do projeto. A combinação mais comum é Disciplina → Fase → Status.
Colunas Visíveis
Selecione quais colunas extras do Monday.com serão exibidas na tabela de arquivos. Apenas as colunas selecionadas aparecerão para todos os usuários.
Além das colunas extras, a tela de configuração permite ajustar o comportamento das colunas padrão da tabela.
Mapeamento de Colunas Padrão
Configure o mapeamento entre colunas do quadro e os campos padrão do sistema:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Título | Coluna usada como nome do arquivo |
| Local | Coluna que indica a localização do arquivo |
| Disciplina | Coluna de disciplina do projeto |
| Fase | Coluna de fase do projeto |
| Status GED | Coluna que controla o status do documento no sistema |
Filtros por Coluna
Configure filtros padrão e extras que serão aplicados na visualização de arquivos. Isso permite restringir automaticamente quais itens são exibidos no módulo.
Documentos Obsoletos
Na mesma seção, você pode controlar a exibição de documentos com status obsoleto.
- Ativado: documentos obsoletos continuam visíveis na tabela
- Desativado: documentos com status Obsoleto são ocultados automaticamente
Essa configuração usa a coluna mapeada como Status GED para identificar documentos obsoletos.
Configuração de Compartilhamento
Permissões de Compartilhamento
Defina a lista de e-mails e equipes autorizadas a compartilhar documentos. Somente esses contatos aparecerão como opção de destinatário.
E-mails Pré-cadastrados
Cadastre e-mails que devem aparecer como sugestão durante o compartilhamento.
- Adicione um e-mail manualmente
- Remova e-mails que não devem mais aparecer
- Use essa lista para agilizar o preenchimento dos destinatários
Visualizadores de Impressão
Defina quem pode visualizar informações relacionadas à impressão.
- Você pode adicionar membros do quadro
- Você pode adicionar equipes
- Você pode cadastrar e-mails manuais
- Ao selecionar uma equipe, os membros com e-mail válido passam a fazer parte da lista autorizada
A validade do link de compartilhamento não é configurada nesta tela. Esse prazo é definido durante o fluxo de compartilhamento dos arquivos.
Configuração de QR Code
| Parâmetro | Descrição |
|---|---|
| Coluna Status GED | Coluna usada para verificar o status do documento antes de aplicar o QR Code |
| Habilitado | Ativa ou desativa a funcionalidade de QR Code no quadro |
| Posição | Canto do documento onde o QR Code será inserido |
| Tamanho | Dimensão do QR Code (15mm a 60mm) |
| Offset X | Deslocamento horizontal em relação ao canto |
| Offset Y | Deslocamento vertical em relação ao canto |
É possível definir configurações específicas de QR Code para determinados arquivos, sobrescrevendo a configuração padrão do quadro.
Teste de QR Code
A configuração de QR Code também permite testar o resultado antes de usar em produção.
- Selecione um arquivo PDF do seu computador
- O sistema gera um preview com a configuração atual do quadro
- Revise a posição e o tamanho do QR Code antes de salvar
Alerta de Recolhimento
| Parâmetro | Descrição |
|---|---|
| Ativar alerta de recolhimento | Liga ou desliga o envio de notificações de entregas obsoletas |
| Nome da Empresa | Nome exibido no assunto e no contexto da notificação |
| Usuários do quadro | Pessoas do quadro que receberão o alerta |
| Equipes | Equipes autorizadas a receber o alerta |
O dono do quadro sempre será notificado quando o alerta estiver ativo.
Notificações
Configure o envio automático de lembretes do módulo.
| Parâmetro | Descrição |
|---|---|
| Notificações ativas | Ativa ou desativa os lembretes automáticos |
| Período de notificação | Intervalo em dias para envio automático, entre 1 e 7 dias |
| Listar destinatários no e-mail | Inclui a lista de destinatários no rodapé do e-mail |
Personalização do Usuário
Usuários não proprietários podem personalizar sua visualização localmente:
- Estrutura de pastas: Alterar a hierarquia de pastas apenas para sua visualização
- Colunas visíveis: Escolher quais colunas exibir na tabela
Essas personalizações são salvas localmente e não afetam a visualização dos demais usuários do quadro.